Sådan får du succes med dine møder: 10 tips til original tænkning

The quality of everything we do depends on the quality of the thinking we do first! The most valuable thing we can offer each other is therefore the framework in which to think for ourselves
– Nancy Kline

Kloge folk, funktionelt konferencerum, kaffe på kanden, stram agenda. Mødet er skudt i gang, og forudsætningerne for konstruktiv problemløsning er til stede. I taler, diskuterer, tegner og fortæller. I laver storyboards, hensigtserklæringer og strategipapirer.

Men får I egentlig belyst, endsige løst de problemstillinger, I sætter jer for at løse? Kommer I for alvor ind til kernen af dét, der går jer på?

Til det vil mange sikkert svare nej. Resultatet af møder på jobbet bliver ofte ikke andet og mere end netop løse hensigtserklæringer og uforløste forventninger. Hvorfor?

Årsagerne er sikkert flere, men blandt de vigtigste kan meget vel være, at I ikke evnede at skabe de rette rammer for kreativ, konstruktiv og fælles opløftende tænkning, jf. citatet ovenfor.

Coachguru og bestsellerforfatter gæstede Henley Business School

Kvaliteten af alle vores aktiviteter og beslutninger er nemlig betinget af de tanker, vi gør os – og ikke mindst af de omstændigheder, under hvilke tankerne får lov at blomstre.

Det fortalte Nancy Kline, den amerikanske coachguru og prisbelønnede forfatter til bestselleren Time To Think – Listening to Ignite The Human Mind, da hun var hovedtaler på en Master Class med den fra bogen lånte titel Time to Think, som Henley Business School var fascilitator af.

Godt et halv hundrede ledere og erhvervsfolk var mødt op for at lade sig oplyse og inspirere af kvinden, der i mere end 30 år har arbejdet med rådgivning, træning og udvikling af ledere verden over.

Og skuffede blev de ikke.

For det var en veloplagt, elegant og sjældent karismatisk personlighed, der med rolig, inciterende, ja nærmest messende stemmelege, formidlede de budskaber, hun har brugt det meste af sit liv på at udvikle, forædle og forfine.

Den vigtigste evne en leder skal have er….

Kogt ned til sin inderste essens drejer de sig om 10 konkrete komponenter, der tilsammen danner konstruktive tænkende miljøer (eng. Thinking Environments. Se fakta-boks længere nede).

Miljøer, som er forudsætningen for, at vi som ledere, medarbejdere og privatpersoner kan handle effektivt og levere med kvalitet.

”Den absolut vigtigste evne, en leder skal have, er evnen til og forståelsen for at skabe de rette funktionelle tænkende miljøer. Med dem på plads, er fundamentet for gode beslutninger og godt lederskabt lagt”.

Lykkes vi ikke med det, bliver vi bremseklodser for vores medmennesker frem for det modsatte. Alt, hvad vi foretager os, er nemlig defineret af de omstændigheder, hvorunder vi tænker
– sagde Nancy Kline.

Og hvad er det så for omstændigheder, der er så afgørende at få skabt? Ifølge Nancy Kline drejer det sig først og fremmest om attention og om at lytte.

Og med lytte menes ikke bare at lade den anden tale uden at afbryde, for så bagefter at svare.

Nej den lytning, Nancy Kline advokerer for, er en anderledes intens, empatisk og aktiv lytning. En lytning, der gør den, der lyttes til, klogere og mere klart tænkende, end før han eller hun begyndte sin tale.

At lytte er en kunstart i sig selv

”Jeg kalder det for ‘listening to ignite the human mind’. For lytter vi ’rigtigt’, åbner vi sluserne for ideer og nye indsigter, hos den der lyttes til. Det handler om attention, og om den tryghed der ligger i at vide, at man ikke bliver afbrudt. Men det handler også om adfærd og kropsprog. Kropssproget fortolkes nemlig ubevidst og udtrykker vores indre tanker”

“Det er den nonverbale kommunikation, der består af ansigtsudtryk, kropsholdning, øjenbevægelser og gestus”, sagde Nancy Kline og nævnte, åbne, ikke korslagte, arme, afslappede skuldrer, øjenkontakt og anerkendende nikken med hovedet, som eksempler på inviterende non-verbal kommunikation.

Og så er det vigtigt ikke at være bange for stilhed og pauser. Tværtimod er det ofte under pauser uden tale, at de gode tanker bliver gjort

– sagde hun, og fortalte, at ægte tranformativ lytning er et ”kunstart i sig selv”, der bunder i en oprigtig interesse i samtalepartneren og i modet til at stole på vedkommendes intellekt.

”Det kan lyde let – dét med at lytte og skabe rum for attention. Men alt for ofte bliver netop den del negligeret på ledelsesgangene og til diverse kunde, medarbejder- og direktionsmøder. Og det er en skam, for lytter vi ikke ordentligt, og får vi ikke skabt disse tænkende miljøer, vil det alt andet lige føre til ringere beslutninger og dårligere ledelse”, sagde hun.

The Ten Components of a Thinking Environment

Vi skal altså blive bedre til at lytte og til ikke at afbryde hinanden, når vi som ledere og erhvervsfolk afholder møder og indgår i dialoger med interessenter. Vi skal pakke fordomme væk og udlade at drage konklusioner for tidligt.

Men vi skal også, ifølge Klein, kunne lægge egne egoer til side og bryde med eksisterende hierakier og magtrelationer. Vi skal betragte alle som ligeværdige, og vi skal give den, vi lytter til, opmærksomhed, anerkendelse og mod til at sige sin mening.

Vi skal være åbne for følelser og hilse divergerende holdninger og synspunkter velkomne. Vi skal også sørge for, at de fysiske lokaler/omgivelser, vi kommunikerer i, er behagelige at opholde sig i. Vi skal sikrer os, at alle har den tilstrækkelige information og fakta om dét, vi ønsker at kaste lys over.

Og endelig skal vi, som det sidste af de 10 komponenter, være bedre til at stille hinanden åbne spørgsmål uden indbyggede grundantagelser.

”For hvis vi dirigerer svaret i bestemte retninger, risikerer vi, at potentielt vigtige input ikke kommer for dagen. Derfor er det vigtigt at stille simple spørgsmål, der ikke på forhånd er sat i rammer”, sagde Nancy Kline.

Pfizerdirektør efter oplæg: Vil ændre på eksisterende mødestrukturer

Dét, og Klines øvrige synspunkter var nogle, Henriette Rosenkvist, administrerende direktør i medicinalfirmaet Pfizer, fint kunne tilslutte sig.

Som øverste chef for en verdensomspænde virksomhed, er hun dagligt i dialog og kontakt med adskillige kunder, medarbejdere, interessenter og samarbejdspartnere – på stormøder såvel som i mindre fora og ansigt til ansigt.

Navnlig temaet Time to Think virkede appellerende på Pfizer-direktøren, og var det, der fik hende til at møde op til dagens Master Class.

”Overskriften Time to Think ramte lige ind i kernen af, hvad jeg i min hverdag hos Pfizer Danmark ser som én af de største udfordringer”

I en hektisk og travl forretningsverden, kan tingene godt gå lige lovligt hurtigt en gang imellem. Budskabet om, at jo bedre vi tænker, jo bedre handler vi, kan jeg derfor kun være enig i

”Og nu ærgrer jeg mig egentlig over, at resten af min ledergruppe ikke også var med i dag. For der var virkelig meget at hente”, sagde medicinaldirektøren, der syntes så godt om oplægget, at hun allerede til næste uges direktionsmøde vil præsentere direktionen for Klines metodikker og råd til, hvordan man skaber original, stringent og klar tænkning på jobbets mødeaktiviteter.

Som man spørger, får man svar

Også Jan Bo Nielsen, der til daglig er director of Executive Services hos AS3 Executive, var begejstret for Kline og hendes oplæg.

Som professionel, personlig sparringspartner for direktører og topchefer er dét at lytte og fascilitere indsigt, nemlig en stor del af Jan Bo Nielsens hverdag.

Af samme grund flugtede Kline og hendes tilgang til coaching fint overens, med måden Jan Bo Nielsen arbejder på.

Når jeg rådgiver og coacher, er det ikke min opgave at give svarene på de problemstillinger, mine klienter kommer med. Min opgave er derimod at stille de spørgsmål, der får dem til selv at tænke og selv at fremkomme med løsningerne på deres udfordringer

– sagde han og fortsatte:

“Til dét havde Nancy Kline en masse gode råd og konkrete værktøjer, som jeg helt sikkert vil kunne bruge i min hverdag”, sagde han, idet Nancy Kline trådte ned fra scenen med gentagelsen af sætningen, hun indledte sit foredrag med:

“The quality of everything we do depends on the quality of the thinking we do first! Therefore, the most valuable thing we can offer each other is the framework in which to think for ourselves. Thank you everyone”.

Nancy Kline er udover bestselleren Time To Think – Listening to Ignite The Human Mind, også forfatter til bøgerne, More Time To Think – The Power of Independent Thinking, og senest Living with Time To Think: The God Daughter Letter, der udkom august 2014.
Bøgerne kan købes på Amazon.